저는 디자이너로 지내는 초반 몇년동안은 문서 작성을 디자이너의 업무 일부로 인식하지 못한채 지냈었습니다. 빠르게 변하는 업계 환경에서 점점 디자이너의 업무 영역은 확대되었고, 그래픽으로만 소통하는 것으로는 부족하게 되었습니다.
더 다양하고 전반적인 커뮤니케이션을 디자이너가 담당하게 되었고 그 중 문서 작성은 이미지를 만드는 작업만큼이나 중요한 커뮤니케이션 수단이 되었습니다. 특히나 알라미팀과 같이 모든 작업자가 문제 정의와 해결방법까지 자유롭게 추진할 수 있는 스타트업에서는 문서 작성이 굉장히 중요한 역할을 합니다. 스스로 발견한 문제를 작업자 모두가 문제로 인식할 수 있게 공감을 이끌어내야하고, 문제의 해결 방법 또한 이해하기 쉽고 명확하게 전달해야 하기 때문에 문서를 작성하는 것은 굉장히 중요한 커뮤니케이션 기술 중에 하나입니다.
저는 글보다는 이미지에 익숙한 디자이너였던터라 문서 작성에 엄청난 부담감을 갖었었는데요. 결국엔 문서작성과 디자인은 표현법만 다를뿐 굉장히 비슷하다는 걸 느끼고 있습니다. 저처럼 문서 작성에 어려움을 느끼시는 분들에게 도움이 되고자 알라미 팀에서 문서 작성하 는 법들을 공유해 볼까 합니다.
What, Why, How가 가장 명확하게, 가장 초반에!
│ What : 무엇을 하고자 하는지
│ Why : 왜 그 일을 진행하려고 하는지, 어떤 문제를 발견했는지
│ How : 어떤 해결방법으로 진행할 것인지
위 3가지만 먼저 명확히 싱크되면 문서를 읽는 사람들이 어떤 내용을 담고 있는 문서인가를 예상하기 쉬워집니다. 문서내용의 핵심을 어느정도 예상하고 문서를 읽게 되는 것과 그렇지 않았을 때 문서를 읽는것의 이해도는 확연히 달라집니다. 업무용 글들의 특성상 해당 문서가 어떤 글인지 한번에 예상하기 힘들면 관련 작업자들이 업무를 이해하는데 많은 에너지가 쓰이고, 문서에서 최종적으로 하고자 하는 일을 서로 다르게 이해할 가능성이 있습니다.
누구든지 쉽게 이해할수 있도록 최대한 명확하게 문서의 핵심 내용인 What Why How를 문서 서두에 작성해보세요. (문제 정의 시, 기존 백그라운드 및 히스토리를 함께 기재할때 문서의 맥락을 이해하는데 더 큰 도움이 됩니다.)
디자이너의 강점 그래픽 이용하기 (As-is 와 To-be 로 정확하게 전달)
핵심 내용인 문제 정의와 해결방법이 정의되면 해결방법에 대한 구체적인 구현이 문서에서 이루어 질텐데요. 구현방법에 대한 문서 작성에서 아무리 정확하고 상세한 글이라도 시각요소 하나의 효과보다 이해력을 높이기 힘듭니다.
때로는 백마디의 글보다 이해가 쉬운 하나의 시각적요소가 더 효과적으로 내용을 전달할 수 있습니다. 시각표현에 강한 디자이너인만큼 문서 작성에서도 시각표현을 적극 활용해보세요.
사용 플로우를 한눈에 보이는 시각차트로 정리하여 구현 방법의 시나리오를 전달하기도 하고, 수정 및 생성되는 요소의 기존 모습과 개선 모습의 이미지 비교를 통해 이루고자 하는 최종 이미지를 더 효과적으로 문서에 표현할 수 있습니다.
문서도 빠르게 공유하고 함께 발전시키는게 중요
한번에 완벽한 문서를 만드는 것은 역시 어렵습니다. 특히나 문제 해결방법쪽에서 더욱 더 최종 완성 형태를 혼자 작성해내기는 어려움이 큰데요. 결국엔 문서작성도 디자인처럼 완성 전에 빠르게 작업자들과 공유하고 피드백을 받아 발전시키는 것이 결과적으로 더 시간을 아낄 수 있습니다. 디자인처럼 완성되지 않은 작업물을 공유하는 것이 초반엔 어색하지만, 빠른 공유를 통해 올바른 방향 싱크와 다양한 의견을 통해 발전되는 문서를 위해서는 최종 완성 전 빠른 공유가 중요하다고 생각됩니다.
나의 문서가 올바른 방향으로 가고 있는지, 더 나은 방법은 없을지, 혹은 내 생각이 막히는 부분들을 작업자들과 함께 고민해보세요.
특히 문서에서 작업자들의 의견이 필요한 논의 포인트를 명확히 리스트업하면 더욱 더 효율적으로 문서를 운영하며 더 나은 방법을 찾으실 수 있을거예요.
